Pemanfaatan Teknologi Strategis yang Patut Dipertimbangkan Perguruan Tinggi di Era Digital

Tata kelolah manajemen perguan tinggi modern ditentukan oleh sejauh mana tingkat infrastruktur teknologi informasinya dalam membentuk struktur organisasi. Tata Kelola Data, Budaya Perusahaan hingga Keterampilan Digital menjadi faktor krusial mencapai transformasi digital yang menyeluruh.

Tahun 2019 diawali dengan optimisme terhadap prospek itera dan ekonomi masyarakat, seperti kemunculan inisiatif teknologi yang menjadi penggerak Revolusi Industri 4.0. Artificial Intelligence (AI), Mixed Reality (MR) dan Internet of Things (IoT) yang banyak diadopsi organisasi perusahaan dan bisnis tidak hanya menjadi pendorong utama transformasi digital tetapi juga menciptakan dampak positif yang berkelanjutan terhadap cara masyarakat bekerja, hidup, terhubung dan bermain.

Kita melihat semakin banyak perusahaan yang mengadopsi teknologi untuk menjawab tantangan-tantangan yang hadir di era disrupsi ini. Beberapa industri bahkan tidak hanya terdisrupsi, tetapi juga berevolusi, sehingga adopsi teknologi dan proses digital diperlukan untuk tetap relevan dan kompetitif dengan perkembangan teknologi. Pemanfaatan teknologi strategis di perguruan tinggi sangat penting untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia sehingga mampu menjadi penggerak daya saing bangsa di masa mendatang. Perubahan lingkungan luar perguruan tinggi (PT), mulai lingkungan sosial, ekonomi, teknologi, sampai politik mengharuskan PT memikirkan kembali bagaimana perubahan tersebut mempengaruhi PT sebagai sebuah institusi pendidikan dan bagaimana PT harus berinteraksi dengan perubahan tersebut.

Di antara isu manajemen yang mengemuka saat itu adalah pencarian sumberdana non konvensional dan efisiensi, termasuk pemanfaatan teknologi informasi. Dalam literatur pendidikan tinggi terekam juga bahwa telah banyak usaha PT untuk merespon secara aktif perubahan tersebut, termasuk dengan menerapkan reorganisasi melalui business process reengineering (BPR) yang salah satunya menggunakan teknologi informasi (TI) sebagai enabler.

Kecenderungan dan masalah PT di Indonesia akhir-akhir ini sangat mirip dengan apa yang terjadi di Amerika akhir tahun 1970- an (Karol dan Ginsburg, 1980). Pada saat itu, PT di Amerika dihadapkan pada masalah (1) hilangnya kepercayaan pada manfaat pendidikan tinggi; (2) perubahan pola minat calon mahasiswa kepada jurusan vokasional; (3) meningkatnya persaingan antar PT; (4) membumbungnya biaya pendidikan; (5) maraknya pembukaan community college yang lebih dekat secara geografis dengan mahasiswa dan berbiaya rendah; (6) meningkatnya kepedulian terhadap manajemen pendidikan yang lebih efektif; dan (7) lunturnya semangat kolegialitas.

Strategis pemanfaatan TI dapat dijadikan alat bantu efisiensi dan efektivitas pengelolaan PT. Perguruan tinggi sebagai industri quasicommercial, di satu sisi ingin memberikan pelayanan pendidikan kepada masyarakat, di pihak lain, prinsip-prinsip manajemen industri komersial harus dijalankan untuk mendapatkan dana guna mendukung keberlangsungan hidupnya. Dari perspektif Lovelock (1983) mengidentifikasi 3 karakteristik yang melekat pada sebuah institusi pendidikan:

• Sifat pelayanan (the nature of the service act). Layanan yang dihasilkan oleh lembaga pendidikan lebih mengarah kepada hal yang bersifat intangible – people based – daripada hal-hal yang bersifat fisik – equipment based. Dalam proses pelayanan juga melibatkan aksi-aksi yang intangible. Hubungan dengan konsumen (the relationship with the customer). Layanan pendidikan melibatkan hubungan dengan konsumen yang berlangsung lama dan bersifat formal serta dilakukan terus-menerus (continuous).

• Mahasiswa sebagai konsumen mempunyai hubungan ”keanggotaan” (”membership” relationship) dengan pihak universitas. Hal ini memungkinkan terbentuknya loyalitas konsumen yang tinggi (pihak mahasiswa) dan peningkatan kualitas layanan terhadap konsumen (pihak universitas).

• Tingkat kustomisasi dan penilaian pelayanan (the level of customization and jugdement in service delivery). Tingkat kustomisasi pendidikan sangat bervariasi. Tutorial dengan peserta sedikit atau bimbingan individual akan lebih mudah dikustomisasi. Semakin terkustomisasinya layanan yang ditawarkan menjadikan konsumen memiliki tingkat pengharapan yang tinggi terhadap kualitas layanan, terutama terkait dengan kualitas staf pengajar.

Dalam jasa pendidikan, umumnya lembaga pendidikan mensyaratkan konsumen yang datang ke kampus. Namun seiring dengan perkembangan teknologi, memungkinkan dilakukannya distance learning. Potensi teknologi dapat mengubah aturan bisnis. Davenport dan Short (1990) mendefinisikan 10 peran yang dapat dimainkan oleh TI, yaitu transactional, geographical, automatical, analytical, informational, sequential, knowledge management, tracking, dan disintermediation. Semua peran TI ini dapat dikontekstualisasikan dengan kebutuhan PT.

Satu hal penting yang harus ditekankan era kekinian adalah bahwa strategi bisnis harus sejalan (wellaligned) dengan strategi teknologi. Kita melihat semakin banyak perusahaan yang mengadopsi teknologi untuk menjawab tantangan-tantangan yang hadir di era disrupsi ini. Beberapa industri bahkan tidak hanya terdisrupsi, tetapi juga berevolusi, sehingga adopsi teknologi dan proses digital diperlukan untuk tetap relevan dan kompetitif dengan perkembangan teknologi. PT harus berupaya untuk mempercepat adopsi teknologi agar kemudian fokus membangun kemampuan digital masing-masing.

Lebih lanjut, ada 4 Teknologi Strategis yang patut dipertimbangkan perguruan Tinggi sejalan dengan tech intensity.

1. Modernisasi strategi data: Data adalah kunci proses pertumbuhan organisasi. Pada sejumlah organisasi besar, yang sering menjadi tantangan bukan ketersediaan data, melainkan tenaga yang dibutuhkan untuk mengelola data organisasi yang bertambah.

2. Mempercepat adopsi cloud secara menyeluruh: Dari awal kemunculan platform cloud, banyak organisasi/perusahaan yang mempertanyakan risiko keamanan data. Pemanfaatan teknologi cloud memungkinkan pembagian data dan aplikasi di dua domain tersebut. Solusi ini memberikan organisasi perusahaan kemampuan untuk mengukur infrastuktur on-premise mereka melalui public cloud secara mulus tanpa harus memberikan akses pusat data kepada pihak ketiga, serta tetap patuh terhadap regulasi yang berlaku.

3. Pengembangan Keterampilan Digital dan menumbuhkan pola pikir digital: Perguruan tinggi perlu memprioritaskan pengembangan keterampilan kerja agar terjadi kesinambungan antara kemampuan pekerja dan proses transformasi. Menurut Peter Drucker, Culture eats technology for breakfast. Makna dari istilah ini adalah sebesar apapun pengaplikasian teknologi tidak akan mampu mentransformasi perusahaan ke arah digital secara menyeluruh apabila tidak dibarengi dengan perubahan budaya; budaya yang menerapkan pola pikir terbuka dan menyukai eksperimen. Budaya menumbuhkan pola pikir digital adalah fokus menciptakan budaya learn-it-all, bukan know-it-all.

4. Organisasi digital ditandai dengan kepercayaan (trust): Organisasi membutuhkan tahunan untuk membangun kepercayaan. Kepercayaan merupakan hal yang krusial bagi organisasi digital yang tidak hanya rentan terhadap serangan dunia maya tetapi juga menghadapi perubahan dan tantangan yang terus meningkat. Untuk itu, pemanfaatan teknologi di perguruan tinggi perlu memastikan bahwa semua unsur kepercayaan – diantaranya keamanan, privasi, reliabilitas, transparansi, kepatuhan dan etika, semenjak awal telah tertanam pada inisiatif-inisiatif transformasi digital.

Dalam kaitannya pemanfaatan teknologi ini, dukungan penuh dari manajemen puncak sangat diperlukan, baik dalam penyediaan dana maupun dalam kepemimpinan (leadership). Komitmen dan dukungan penuh dari manajemen puncak menjadi kondisi penentu keberhasilan.

Kekhawatiran terhadap perubahan juga menjadi hambatan yang lain. Ada banyak alasan mengapa seseorang menjadi khawatir dengan perubahan, termasuk hilangnya rasa aman dan entry barrier yang besar terkait dengan tingkat ketrampilan. Dalam banyak kasus perubahan perusahaan, sistem penghargaan (rewarding system) juga diperbaiki untuk memotivasi keterlibatan semua stakeholder.

Keterlibatan semua stakeholder adalah tantangan lain yang harus diperhitungkan. Tidak pernah ada perubahan yang mendasar tanpa keterlibatan semua pihak. Dalam hal ini, selain rewarding system yang baik, kepemimpinan yang baik sangat diperlukan. Pelibatan semua stakeholder bukan masalah mudah dalam hal ini. Tingkat kapabilitas dan kepedulian yang berbeda menjadikan pelibatan semua pihak di PT. Namun demikian, manfaat dan peluang penggunaan TI dalam PT haruslah yang selalu dimunculkan lebih dahulu. Ini juga diperlukan untuk menjamin kesejalanan antara strategi bisnis dan strategi TI.

Tahun 2019 merupakan tahun transformasi digital–dengan memanfaatkan teknologi yang strategis dalam organisasi PT untuk memperkuat strategi digital dan menjadi lebih kompetitif di era kekinian. Di sini, perubahan budaya juga diperlukan, yaitu menjadi budaya digital. Tanpa keterlibatan semua pihak dan perubahan budaya, manfaat TI tidak dapat dieksploitasi dengan optimal.