Masalah adalah hal yang tidak dapat kita hindari, karena kehidupan memang selalu menawarkan problematika baru yang perlu kita hadapi dan selesaikan. Dikarenakan masalah hadir untuk diselesaikan, maka munculah istilah yang dinamakan pemecahan masalah atau problem solving.
Pemecahan masalah adalah suatu tindakan yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu permasalahan dengan cara mendefinisikan masalah, menentukan penyebab utama dari suatu permasalahan, mencari sebuah solusi dan alternatif untuk pemecahan masalah, dan mengimplementasikan solusi tersebut sampai masalah benar-benar dapat terselesaikan.
Tentunya, ada begitu banyak contoh pemecahan masalah dalam kehidupan sehari-hari kita. Ketika kita memiliki permasalahan, kita perlu mencari tahu langkah-langkah pemecahan masalah apa yang cocok untuk diimplementasikan dalam permasalahan kita.
Keterampilan untuk memecahkan masalah sangat perlu dimiliki semua orang. Oleh karena itu kita perlu mengetahui langkah-langkah pemecahan masalah yang tepat akan memberitahu kita tahapan pemecahan masalah apa yang perlu diambil terlebih dahulu.
Ketika kita membiarkan sebuah permasalahan berlanjut secara berlarut-larut, ini menandakan bahwa kita tidak memiliki keberanian untuk memecahkan masalah dengan baik dan tepat. Malahan, tindakan seperti ini hanya akan menyusahkan kehidupan kita di masa depan.
Pendekatan Pemecahan Masalah
Permasalahan terjadi di semua bidang pekerjaan. Pendekatan pemecahan masalah membantu orang menyelesaikan masalah apa pun secara efisien dan sistematis. Pendekatan pemecahan masalah adalah teknik yang digunakan orang untuk lebih memahami masalah yang mereka hadapi dan mengembangkan solusi optimal. Mereka memberdayakan masyarakat untuk merancang solusi yang lebih inovatif dengan membantu mereka mengatasi cara berpikir lama atau biner.
Di dunia kerja atau professional sebagian besar daftar pekerjaan menyertakan keterampilan pemecahan masalah dalam persyaratan mereka merekrut karyawan. Pewawancara sering meminta kandidat untuk menjelaskan bagaimana mereka memperbaiki masalah di masa lalu. Bagi mereka yang mencari pekerjaan baru, mampu menunjukkan keterampilan pemecahan masalah yang kuat adalah kunci keberhasilan wawancara.
Karyawan yang menggunakan pendekatan pemecahan masalah lebih mungkin untuk merancang solusi kreatif yang mengatasi akar masalah sehingga mereka dapat melakukan tugas-tugas yang sebelumnya rumit dengan lebih mudah di masa depan. Karyawan kemudian dapat menggunakan waktu yang mereka hemat untuk mencapai lebih banyak hal selama hari kerja.
Untuk memastikan bisnis mereka berjalan lancar, para eksekutif mengambil keputusan mengenai masalah tingkat tinggi dan terkadang, mereka memberikan bimbingan kepada karyawan yang menghadapi masalah yang menghambat kemampuan mereka untuk memenuhi tanggung jawab mereka sendiri. Demikian pula, wirausahawan harus mampu memecahkan masalah produk, layanan, dan strategi bisnis baru untuk mencapai atau meningkatkan profitabilitas.
Langkah Dasar Pendekatan untuk pemecahan masalah
4 langkah dasar yang perlu kita pahami dan kuasai dari proses pemecahan masalah yaitu sebagai berikut.
1. Definisikan Masalah yang Ada.
Kita perlu berfokus pada apa yang menjadi masalah intinya dan mencari tahu segalanya secara rinci. Seringkali kita hanya menganalisa permasalahan sekejap saja, sehingga kita tidak bisa mengetahui penyebab suatu permasalahan dengan benar.
Untuk mendefinisikan permasalahan secara tepat, jangan lupa untuk mengikuti langkah-langkah berikut ini:
Ketika mendefinisikan permasalahan, kita perlu membedakan antara fakta dan pendapat. Logikanya, kita tidak akan mendapatkan penyebab permasalahan yang valid jika kita tidak bisa membedakan keduanya. Dalam hal ini, kita juga perlu menyatakan atau mengungkapkan permasalahan yang terjadi secara spesifik.
Coba identifikasi standar, norma-norma atau nilai-nilai apa saja yang telah dilanggar dari permasalahan ini.
Kita perlu menentukan dimana titik permasalahan yang ada dan mulai merancang proses pemecahan masalah.
Pastikan untuk tidak menyelesaikan sebuah permasalahan tanpa data-data yang valid.
2. Mencari Solusi Alternatif.
Setelah mengidentifikasi permasalahan yang ada secara detail, maka sekarang waktunya untuk membuat beberapa pilihan yang bisa kita pilih untuk mencari solusi alternatif yang efektif. Oleh karena itu, kita perlu menunda pemilihan solusi alternatif sampai kita benar-benar sudah mendapatkan solusi yang cocok dan yang diinginkan oleh semua pihak yang terlibat.
Jadi, kita perlu menunggu sampai proses evaluasi terakhir, baru bisa menentukan solusi alternatif mana yang akan kita gunakan dengan mengikuti langkah-langkah di bawah ini.
Tidak terburu-buru dalam menentukan suatu solusi alternatif.
Sertakan semua individu yang terlibat dalam menentukan solusi alternatif yang terbaik.
Tentukan solusi alternatif yang sejalan dengan tujuan organisasi atau perusahaan.
Tentukan solusi alternatif untuk jangka pendek dan jangka panjang.
Pertimbangkan ide-ide yang disampaikan oleh orang lain (Ingat, semua orang berhak memberikan pendapat mereka terhadap solusi alternatif).
Pilih solusi alternatif yang paling tepat untuk menyelesaikan masalah.
3. Evaluasi dan Pilih Solusi Alternatif yang Ada.
Langkah ketiga yang bisa kita lakukan adalah mengevaluasi setiap pilihan solusi alternatif yang ada, lalu memilihnya secara bijak dengan mempertimbangkan segala kebaikan dan keburukan yang akan dihasilkan di masa depan.
Dalam mengevaluasi pilihan solusi alternatif, kita juga perlu melakukannya secara hati-hati. Maksudnya, jangan sampai kita mempertimbangkannya secara bias, sehingga solusi alternatif yang dihasilkan bisa saja sebenarnya tidak cocok dengan permasalahan yang ada. Untuk memilih solusi alternatif yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan kita, berikut ini adalah poin-poin yang bisa kita terapkan:
Mengevaluasi solusi alternatif yang relatif terhadap standar target yang ada.
Kita juga perlu mengevaluasi semua solusi alternatif yang ada tanpa rasa bias.
Kita perlu mengevaluasi solusi alternatif yang mungkin terbukti berhasil.
4. Coba untuk Terapkan dan Tindak Lanjuti Solusinya.
Kini saatnya kita menerapkan solusi yang sudah terpilih untuk memecahkan permasalahan yang ada. Akan tetapi, bukan berarti menerapkan solusi telah menandakan bahwa permasalahan dapat selesai begitu saja.
Perlu ada tindak lanjut atau follow up yang dilakukan oleh orang-orang yang terlibat agar mereka bisa meninjau bersama, apakah permasalahan yang ada sudah benar-benar terselesaikan atau belum. Nah, pastikan kita sudah melewati poin-poin di bawah ini.
Kita perlu merencanakan dan mengimplementasikan solusi alternatif yang telah dipilih dan di uji coba.
Kita perlu mengumpulkan segala umpan balik dari semua pihak yang mungkin akan terkena dampak dari solusi alternatif tersebut.
Kita juga perlu mencari persetujuan atau konsensus dari semua pihak yang terkena dampaknya.
Selain itu, jangan lupa untuk menetapkan langkah-langkah dan pemantauan secara berkelanjutan ya!
Terakhir, kita perlu terus mengevaluasi hasil jangka panjang berdasarkan solusi akhir yang telah kita pilih secara bersama-sama.
Selain 4 langkah dasar tersebut, ada banyak pendekatan lain yang dapat Anda coba untuk menemukan pendekatan yang terbaik bagi Anda. Adapun pendekatannya sebagai berikut.
1. Rasional
Rasional adalah salah satu pendekatan pemecahan masalah yang paling umum dengan kata lain, pendekatan rasional mewakili formula dasar untuk memecahkan masalah. Pendekatan rasional adalah proses multi-langkah yang bekerja dengan baik untuk berbagai masalah.
Banyak teknik pemecahan masalah lainnya yang mencerminkan atau membangun tujuh langkah di atas, jadi akan sangat membantu jika memulai dengan pendekatan rasional sebelum beralih ke teknik lain. Berikut tujuh langkah pendekatan rasional:
Definisikan masalahnya.
Identifikasi kemungkinan penyebabnya.
Lakukan brainstorming pilihan untuk memecahkan masalah.
Pilih sebuah opsi.
Buat rencana implementasi.
Jalankan rencana dan pantau hasilnya.
Evaluasi solusinya.
2. Kolaboratif
Pendekatan ini melibatkan keterlibatan banyak orang dalam proses pemecahan masalah. Brainstorming harus mencakup beragam kelompok pemangku kepentingan: orang-orang yang terkena dampak masalah dan/atau mungkin terkena dampak perubahan apa pun yang dilakukan dalam upaya menyelesaikannya. Carilah umpan balik yang berkelanjutan dari para pemangku kepentingan ini saat Anda memantau penerapan solusi Anda untuk memastikan solusi tersebut berfungsi dengan baik bagi semua orang.
3. Kreatif
Pendekatan kreatif mencerminkan pendekatan rasional tetapi lebih menekankan pada fase curah pendapat. Orang yang menggunakan pendekatan kreatif memanfaatkan teknik ideasi seperti pemetaan pikiran, papan cerita, dan analogi.
4. Historis
Pendekatan historis berguna ketika masalah yang Anda hadapi pernah terjadi sebelumnya dalam bidang atau industri Anda. Meneliti bagaimana orang lain memecahkan masalah dapat memandu Anda mengembangkan solusi Anda sendiri.
5. Proses Simpleks
Proses Simpleks adalah pendekatan delapan langkah yang mirip dengan pendekatan rasional, namun disesuaikan untuk situasi di mana Anda tidak yakin dengan apa masalahnya sebenarnya. Ini dimulai dengan pencarian masalah dan penelitian, dimana pengguna mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk mendefinisikan masalah.
Pengguna kemudian melanjutkan pencarian ide, evaluasi, seleksi, dan perencanaan. Mereka kemudian mendorong rekan-rekan dan pemangku kepentingan untuk mengambil peran aktif dalam melaksanakan rencana mereka, untuk melunakkan penolakan terhadap perubahan. Terakhir, pengguna menjalankan rencana mereka dan memantau hasilnya.
6. Berbasis Isu
Pendekatan lima langkah yang sering digunakan di perusahaan konsultan, pendekatan berbasis masalah berguna ketika membantu orang lain memecahkan masalah yang mereka hadapi. Pengguna pertama-tama membuat proposal yang mendefinisikan masalah dan menginventarisasi harapan klien.
Selanjutnya, pengguna membuat diagram masalah-masalah kecil yang membentuk masalah tersebut, kemudian menggunakan diagram ini untuk membantu mereka merancang solusi. Pengguna kemudian melakukan penelitian ekstensif dan mensintesis data mereka menjadi solusi yang direvisi. Terakhir, mereka menyajikan materi mereka kepada klien dan menunjukkan mengapa solusi mereka efektif.
7. Mulai dengan Pertanyaan "Mengapa"
Pendekatan ini dapat membantu Anda menemukan akar masalah yang kompleks. Mulailah dengan menanyakan mengapa masalah terjadi, lalu ajukan pertanyaan yang sama tentang tanggapan Anda. Misalnya, jika Anda menjawab bahwa produktivitas mengalami stagnasi karena semangat kerja rendah, lanjutkan dengan bertanya, “Mengapa semangat kerja rendah?” Tanyakan “mengapa” sebanyak lima kali. Melakukan hal ini akan membantu Anda menemukan akar permasalahannya.
8. Mode Kegagalan dan Analisis Efek
Mode Kegagalan dan Analisis Efek adalah pendekatan pemecahan masalah yang bertujuan untuk mencegah masalah. Sebuah tim ahli membuat daftar fungsi suatu produk dan kemudian mengidentifikasi setiap kemungkinan kegagalan untuk setiap fungsi.
Tim memperkirakan kemungkinan terjadinya setiap kegagalan, lalu menilai tingkat keparahan dan kemampuan deteksinya. Tim menggunakan angka-angka ini untuk menghitung jumlah prioritas risiko dari setiap kegagalan, sehingga dapat mengungkapkan masalah mana yang harus diatasi terlebih dahulu.
9. Analisis Sarana-Akhir
Analisis mean-end sangat berguna untuk masalah gambaran besar karena mengalihkan fokus dari masalah itu sendiri yang mungkin terasa membebani ke tujuan yang ingin Anda capai. Setelah membayangkan tujuan Anda, Anda dapat bekerja mundur untuk mengidentifikasi hambatan yang menghalangi jalan Anda.
Mengatasi hambatan-hambatan kecil ini satu per satu membuat penyelesaian masalah besar menjadi lebih mudah dikelola. Sebaliknya, memiliki tujuan akhir dapat memandu pengambilan keputusan saat Anda mengatasi hambatan kecil di jalan Anda.
10. Organik
Pendekatan organik memberikan perspektif alternatif mengenai sifat permasalahan. Diasumsikan bahwa banyak masalah terlalu rumit untuk diperbaiki dengan mengikuti serangkaian langkah umum yang linier.
Sebaliknya, pendekatan organik meminta pengguna untuk mengidentifikasi visi dan nilai-nilai mereka, serta mengidentifikasi tindakan yang dapat mereka ambil untuk mewujudkannya. Dengan cara ini, pendekatan organik lebih mementingkan proses pemecahan masalah dibandingkan hasil.
11. Hibrida
Pendekatan ini melibatkan penggabungan dua atau lebih pendekatan pemecahan masalah sebelumnya. Melakukan hal ini akan mendorong Anda untuk memeriksa masalah dari berbagai sudut, membantu Anda mencapai solusi seefektif mungkin.
Kiat untuk pemecahan masalah yang lebih baik
Selain pendekatan yang tercantum di atas, berikut beberapa cara cepat untuk pemecahan masalah yang lebih baik:
1. Tidak usah buru-buru
Saat dihadapkan pada suatu masalah yang membuat stres, banyak orang secara refleks berebut untuk menyelesaikannya secepat mungkin. Namun, mengembangkan solusi jangka panjang biasanya membutuhkan penelitian dan perencanaan yang matang. Kecuali jika suatu masalah bersifat mendesak, Anda biasanya dapat meluangkan waktu yang diperlukan untuk mengembangkan solusi yang kuat dan tetap memenuhi tenggat waktu Anda.
2. Kembangkan keterampilan pemecahan masalah pribadi Anda
Pemecahan masalah melibatkan berbagai keterampilan, seperti mendengarkan secara aktif, penelitian, dan komunikasi. Melatih keterampilan ini secara teratur, terlepas dari apakah Anda sedang menghadapi masalah atau tidak, dapat mempersiapkan Anda untuk memecahkan masalah dengan lebih efektif ketika masalah muncul. Misalnya, Anda dapat mencoba menjadwalkan aktivitas pembangunan tim untuk memfasilitasi komunikasi selama sesi curah pendapat selanjutnya.
3. Tuliskan semuanya
Kita semua mempunyai ide-ide hebat hanya untuk melupakannya ketika gangguan muncul. Anda dapat menghindari masalah ini dengan mendokumentasikan ide-ide yang dikemukakan orang. Dengan melakukan hal ini, Anda akan mendapatkan katalog pilihan yang lengkap setelah fase curah pendapat berakhir.
Saat Anda melanjutkan proses pemecahan masalah, Anda juga dapat menuliskan semua kemungkinan dampak dari setiap opsi, sumber daya yang diperlukan, dan umpan balik apa pun yang Anda terima mengenai opsi tersebut. Dengan begitu, Anda dapat melihat semua kelebihan dan kekurangan masing-masing opsi secara berdampingan dan lebih mudah memilih solusi terbaik.
4. Dapatkan masukan yang beragam
Saat melakukan brainstorming atau mengumpulkan umpan balik mengenai solusi potensial, akan bermanfaat jika mencari masukan dari setiap pemangku kepentingan dalam suatu masalah. Orang-orang dengan peran dan keahlian yang berbeda sering kali mampu memberikan kontribusi wawasan yang tidak dapat diberikan oleh orang lain.
Selain itu, perubahan apa pun yang Anda lakukan untuk memperbaiki suatu masalah akan mempunyai dampak unik pada setiap orang yang terkena dampak masalah tersebut.
Dengan mendapatkan beragam masukan sebelum mengambil keputusan, Anda dapat memastikan bahwa solusi yang Anda pilih menguntungkan semua pihak yang terlibat jika tidak, penerapan solusi Anda dapat menimbulkan serangkaian masalah baru.
5. Bicaralah dengan orang-orang dalam kelompok dan satu lawan satu
Brainstorming dalam kelompok adalah hal yang produktif karena para peserta dapat saling membangun ide-ide satu sama lain, sehingga menghasilkan solusi yang tidak dapat diciptakan oleh seorang peserta sendiri.
Namun, beberapa orang mungkin ragu ketika berada di hadapan rekan-rekan mereka untuk memberikan saran atau mengidentifikasi apa yang mereka yakini sebagai penyebab masalah terutama jika penyebab tersebut melibatkan karyawan lain.
Cara yang baik untuk memastikan masukan yang beragam dan jujur adalah dengan mendiskusikan masalah tersebut baik dalam kelompok maupun secara tatap muka.
Semoga bermanfaat!
Comments