MUTU PENDIDIKAN TINGGI INDONESIA; SEBUAH REALITAS

MEMBANGUN PERGURUAN TINGGI BERORIENTASI MUTU

Paradigma baru manajemen pendidikan tinggi menekankan pentingnya otonomi institusi yang berlandaskan pada akuntabilitas, evaluasi, dan akreditasi dan bermuara pada tujuan akhir peningkatan kualitas secara berkelanjutan. Kecenderungan globalisasi, kebutuhan masyarakat dan tuntutan persaingan yang semakin ketat menuntut komitmen yang tinggi pada penyelenggaraan pendidikan yang bermutu.

Pemahaman tersebut menegaskan perlunya PT melaksanakan suatu manajemen mutu terpadu, termasuk di dalamnya Sistem Jaminan Mutu Pendidikan untuk menjamin agar mutu pendidikan di suatu PT dapat dipertahankan dan ditingkatkan sesuai dengan yang direncanakan/dijanjikan.

Pendidikan tinggi diselenggarakan dengan menggunakan prinsip-prinsip manajemen yang fleksibel dan dinamis agar memungkinkan setiap perguruan tinggi untuk berkembang sesuai dengan potensinya masing-masing dan tuntutan eksternal yang dihadapinya.

Kelemahan mendasar dalam penyelenggaraan pendidikan di Indonesia, antara lain yaitu bidang manajemen yang mencakup dimensi proses dan substansi. Pada tataran proses, seperti perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi belum dilakukan dengan prosedur kerja yang ketat. Pada tataran substantif, seperti personalia, keuangan, sarana dan prasarana, instrument pembelajaran, layanan bantu, layanan perpustakaan, dan sebagainya, tidak hanya substansinya belum komprehensif, melainkan kriteria keberhasilan untuk masing-masingnya belum ditetapkan secara taat asas (Danim, 2003: 6).

Kebanyakan PT di Indonesia belum menggunakan sistem Manajemen Mutu dengan baik dan tepat. Setiap PT perlu melakukan proses secara sistematis dalam melaksanakan perbaikan berkesinambungan. Konsep yang berlaku disini adalah siklus PDCA (plan-do-check-act), yang terdiri dari langkah-langkah perencanaan, pelaksanaan rencana, pemeriksaan hasil pelaksanaan rencana, dan tindakan korektif terhadap hasil yang diperoleh (Tjiptono,2003:15).

Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap program yang telah direncanakan, dilaksanakan, dan sejauhmana pencapaiannya. Tujuan dan kegiatan monitoring dan evaluasi adalah untuk meneliti efektivitas dalam rangka peningkatan mutu pendidikan. Aktivitas tersebut terus menerus dilakukan sehingga merupakan suatu proses peningkatan mutu yang berkelanjutan (Continuous Quality Improvement).

Manajemen Berorientasi Mutu

Perguruan tinggi sebagai suatu satuan pendidikan harus memiliki berbagai pedoman penyelenggaraan dan menjalankan secara konsisten aturan perundangan undangan agar penyelenggaraan pendidikan yang memenui standard mutu tertentu di mana lulusanya dapat bersaing. Pendidikan yang melahirkan lulusan berkualitas, harus memadukan budaya dan keseluruhan aspek kehidupan (Tilaar, 2000, 15).

Organisasi pendidikan dipandang oleh berbagai pihak sebagai organisasi bidang bisnis. Organisasi yang bergerak dalam bidang bisnis membutuhkan manusia yang berkualitas (Pfeffer, 1996,19). Semakin tingggi budaya bisnis suatu masyarakat semakin tinggi pula tuntutan dan kompetisi kualitas manusia. Tuntutan kualitas manusia yang semakin tinggi akan sejalan dengan tuntutan organisasi penyelenggaraan pendidikan tinggi yang semakin baik.

Perguruan Tinggi memiliki ciri keunikan dan kekomplekan. Kondisi unik dan kompleks itu terletak pada keanekaragaman sumber-sumber organisasi perguruan tinggi. Jika penyelenggara kegiatan akademik memiliki latar budaya yang beragam maka kemungkinan kampus akan tercerai-berai secara kultural. Oleh karena itu, diperlukan tingkat koordinasi dan adaptabilitas yang tinggi diantara pimpinan perguruan tinggi (Bartky, 1956,12).

Organisasi perguruan tinggi yang baik adalah organisasi perguruan tinggi yang secara kultur terintegrasi. Kultur perguruan tinggi yang terintegrasi ada pada struktur organisasi perguruan tinggi yang birokratis. Hubungan antara pimpinan, dosen, dan karyawan perguruan tinggi swasta biasanya didasarkan atas persamaan kegiatan dan kepentingan.

Dalam kerangka pengembangan perguruan tinggi ke depan, pemerintah dalam hal ini Kemenristekdikti, memberikan perhatian yang serius pada pembinaan organisasi perguruan tinggi. Manajemen PT yang profesional dan akuntabel merupakan hal yang mendesak untuk dibangun.

Manajemen PT hendaknya diselenggarakan dengan menggunakan prinsip-prinsip manajemen yang fleksibel, dinamis serta berorientasi mutu agar memungkinkan setiap perguruan tinggi untuk tumbuh dan berkembang sesuai potensi yang dimilikinya.

Sistem Manajemen Mutu (Penerapan Total Quality Management)

Perbaikan mutu pendidikan tinggi menjadi semakin penting dengan meningkatnya persaingan dalam era liberalisasi ini. Otonomi yang semakin besar, harus diimbangi oleh peningkatan tanggung jawab. Lembaga pendidikan tinggi harus bisa mendemonstrasikan bahwa lembaga tersebut mampu menyelenggarakan pendidikan yang bermutu kepada para mahasiswanya.

Hal ini hanya akan bisa dicapai bila suatu perguruan tinggi melakukan evaluasi diri secara teratur sebelum dievaluasi oleh pihak ketiga secara eksternal yakni akreditasi. Evaluasi secara teratur dalam bentuk ‘’audit internal’ yang dilanjutkan dengan ‘’review sistem manajemen’’ akan menjamin suatu perguruan tinggi dapat secara kontinyu melakukan perbaikan mutu, dalam mengantisipasi persaingan yang semakin ketat bagi lulusannya dalam meniti karir di dunia kerja.

Dalam rangka melaksanakan perbaikan mutu yang kontinyu (berkelanjutan), TQM merupakan pendekatan yang tepat. TQM merupakan kegiatan pikiran (sikap, gagasan) dan kegiatan praktis (metoda, prosedur, teknik) yang mendorong perbaikan kontinyu.

Sebagai suatu pendekatan, TQM mengupayakan agar penekanan institusi bergeser secara permanent dan ‘’shorter expediency’’ ke perbaikan mutu jangka panjang. Inovasi, perbaikan dan perubahan yang terus menerus perlu ditekankan. Di samping itu unit-unit kerja yang melaksanakannya dilibatkan dalam siklus perbaikan mutu yang kontinyu.

Penerapan TQM dalam suatu lembaga pendidikan tinggi memerlukan ‘’perubahan budaya’’. Perubahan budaya ini merupakan salah satu faktor penghambat yang cukup sulit dan cukup memakan waktu. Budaya mutu mencakup sikap dan metoda kerja staf di samping sistem manajemen dan kepemimpinan.

Perencanaan strategis merupakan suatu wahana yang cukup baik dalam menanggulangi hambatan budaya tersebut. Proses perencanaan strategis banyak membantu staf dalam memahami misi perguruan tingginya dan menjembatani komunikasi yang terputus. Staf jadi tahu mau kemana perguruan tingginya menuju dan akan menjadi bagaimana di masa depan.

Menurut Crosby (1979) dan Salis (1993), bahwa mutu pendidikan tinggi adalah pencapaian tujuan pendidikan dan kompetensi lulusan yang telah ditetapkan oleh institusi pendidikan tinggi di dalam rencana strategisnya, atau kesesuaian dengan standar yang telah ditentukan.

Jaminan mutu adalah keseluruhan aktivitas dalam berbagai bagian dari sistem untuk memastikan bahwa mutu produk atau layanan yang dihasilkan selalu konsisten sesuai dengan yang direncanakan/dijanjikan. Dalam jaminan mutu terkandung proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan pendidikan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga seluruh stakeholders memperoleh kepuasan.

Dalam mendefinisikan kualitas, menurut Juran (V. Daniel Hunt, 1993:32 dalam Nasution, 2001:15) menyatakan bahwa kualitas adalah kecocokan penggunaan produk (fitness for use) untuk memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan atau kualitas sebagai kesesuaian terhadap spesifikasi. Kualitas adalah kesesuaian dengan kebutuhan pasar atau apapun yang menjadi kebutuhan dan keinginan konsumen.

Berdasarkan definisi kualitas tersebut, elemen-elemen yang terkait adalah : [1] Kualitas meliputi usaha memenuhi atau melebihi harapan pelanggan. [2] Kualitas mencakup produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan. [3] Kualitas merupakan kondisi yang berubah (misalnya apa yang dianggap merupakan kualitas saat ini mungkin dianggap kurang berkualitas pada masa mendatang) (Tjiptono, 2003 : 3)

Dalam rangka melaksanakan perbaikan mutu pendidikan tinggi Indonesia, TQM harus diterapkan di disetiap perguruan tinggi sebagai salah satu pendekatan membangun budaya mutu. Negara negara di Eropa, Amerika serta sebagian negara di Asia telah berhasil menerapkan dengan baik Total Quality Management (TQM) dalam bidang pendidikan tinggi.

Contoh, di Inggris, sejak berlakunya ‘’Education Reform Act’’ pada tahun 1988, perhatian terhadap mutu pendidikan terus meningkat sampai sekarang. Undang-undang ini banyak menitikberatkan pada monitoring ‘’performance indicators’’ (indikator kinerja) dari proses pendidikan, yaitu untuk mengukur efisiensi mutu pembelajaran atau efektivitas institusi dalam memenuhi kebutuhan pelanggan.

Jika ingin memperoleh lebih banyak apa yang ada di balik indikator kinerja tersebut, suatu institusi harus mulai lebih serius pada TQM dengan artian perbaikan berkelanjutan (continuous improvement) terhadap standar pelanggannya seiring meningkatnya persyaratan mutu pelanggan.

Dalam penerapan TQM, perguruan tinggi harus menyusun sistem mutu dalam bentuk pedoman mutu (Quality Manual) yang tertulis sebagai acuan bagi semua orang yang terlibat dalam pencapaian standar-standar kinerja mutu yang ditetapkan. mplementasi sistem manajemen mutu harus diaudit secara berkala dalam rangka memperoleh masukan untuk manajemen review untuk penyempurnaan sistem itu sendiri.

Adanya sistem manajemen mutu dalam suatu institusi perguruan tinggi, menjamin terlaksananya perbaikan mutu secara berkelanjutan yang dijabarkan ke dalam pelbagai aspek jaminan mutu. SPMA dikembangkan dan dilaksanakan secara bertahap, dimulai dari pengidentifikasian berbagai kegiatan yang berkaitan dengan proses pembelajaran sampai dengan kegiatan yang merupakan proses kunci dalam penyelenggaraan proses pembelajaran. Siklus PDCA (Plan-Do-Check-Action) yang diterapkan dalam pelaksanaan penjaminan mutu Perguruan tinggi.

Program kerja TQM pada perguruan tinggi sebagai berikut:

Merancang sistem manajemen mutu, dalam bentuk pedoman mutu (quality manual) secara tertulis sebagai acuan bagi civitas akademika yang terlibat dalam pencapaian standar-standar kinerja mutu yang ditetapkan.
Membuat Tim Pengarah dan Tim Pelaksana untuk mendesain, mendiagnosa sistem manajemen mutu sebelum dilembagakan dalam struktur organisasi.
Menyusun serta menetapkan kebijakan dan tujuan mutu di tingkat program studi, serta mengusulkannya di tingkat fakultas dan universitas. Kemudian menyusun indikator kinerja mutu dan sasaran kinerja mutu.
Mulai melaksanakan proyek-proyek perbaikan mutu di Fakultas/Program Studi, antara lain: Penyusunan Buku Pedoman Akademik untuk Mahasiswa; Buku Kurikulum dengan seluruh derivasinya seperti: Satuan Acara Perkuliahan, Analisis Instruksional, Modul Plan, Course Outline, Bahan Ajar Program Studi, pengelolaan manajemen sumberdaya manusia, sumberdaya sarana fisik/fasilitas dan sarana komunikasi dan informasi teknologi, keuangan, evaluasi akademik untuk mahasiswa dan staf pengajar, proses belajar mengajar, proses tugas akhir, proses ujian akhir semester dan ujian sarjana dan sebagainya.
Menerapkan dan melaksanakan sistem manajemen mutu di Fakultas/Program Studi, dan melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap kinerja mutu dengan indikator yang telah ditetapkan.
Agar mutu tetap terjaga dan agar proses peningkatan mutu tetap terkontrol, maka harus ada standar yang diatur dan disepakati untuk dijadikan indikator evaluasi keberhasilan peningkatan mutu tersebut (adanya benchmarking/titik acuan standar/patokan). Kebanyakan PT di Indonesia belum menggunakan Sistem Manajemen Mutu. Sistem manajemen mutu yang tepat perlu di kembangkan. Dalam manajemen mutu, sudah ada tiga sistem yang berkembang, yaitu : [1] Pengawasan Mutu (PM), [2] Jaminan Mutu (JM) dan [3] Manajemen Mutu Terpadu (MMT) (Tampubolon, 2001:111).

Sistem Mutu dalam bidang pendidikan, memuat unsur-unsur sebagai berikut:

1. Rencana Strategis

Rencana strategis memberi visi, misi dan tujuan suatu perguruan tinggi dalam jangka panjang serta memberikan arahan terhadap pelaksanaan seluruh program operasional yang disusun tahun demi tahun. Rencana strategis mengidentifikasi sasaran pasar, positioning dan budaya yang diinginkan dalam memproduksi produk (lulusan) untuk memenuhi pasar tersebut.

Rencana strategis sangat penting untuk pencapaian mutu pelayanan sebab hanya perencanaan yang dapat memberikan perspektif keadaan persaingan di masa mendatang.

2. Kebijakan Mutu

Kebijakan mutu merupakan acuan umum bagi program-program utama yang semestinya disusun untuk mengantisipasi kebutuhan dan persyaratan mutu masyarakat. Kebijakan ini seyogyanya merupakan persyaratan kepada masyarakat tentang komitmen perguruan tinggi untuk memuaskan harapan pelanggan baik internal maupun eksternal.

Kebijakan mutu harus terdokumentasi, dikomunikasikan kepada seluruh staf (akademik dan non akademik) agar dipahami dan selanjutnya memberikan komitmen pada implementasinya.

4. Tanggung Jawab Manajemen

Unsur ini meletakkan peranan dan tanggung jawab manajemen puncak, manajemen madya dalam sistem mutu. Harus ditetapkan juga anggota tim senior yang memimpin pelaksanaan program perbaikan mutu.

5. Organisasi Mutu

Ruang lingkup tugas, wewenang dan tanggung jawab kelompok pengarah untuk mengimplementasikan sistem mutu perlu ditetapkan kelompok atau tim, yang berfungsi: mengarahkan langkah awal perbaikan mutu,mengelola perubahan budaya mutu, mendukung dan mengendalikan kegiatan-kegiatan unit kerja dalam langkah awal tersebut, dan memonitor perkembangan program perbaikan mutu.

Fungsi tim dalam melaksanakan program dan pemecahan masalah merupakan titik berat dari langkah awal perbaikan mutu. Dukungan, kepemimpinan dan sumberdaya serta adanya pelatihan tim diperlukan untuk menyukseskan gerakan awal ini.

6. Pemasaran dan Publikasi

Suatu institusi pendidikan, misalnya perguruan tinggi perlu memberikan informasi yang jelas mengenai program-program studi yang ditawarkan secara lengkap. Informasi ini harus didokumentasikan dengan baik dan mudah diperoleh. Bahan-bahan pemasaran (sales kits) seperti selebaran, leaflet, brosur, iklan dan sebagainya harus dibuat dengan jelas dan tepat serta secara teratur diperbaharui.

7. Seleksi Masuk

Seleksi masuk merupakan tahapan sangat penting dalam proses pendidikan. Meskipun tidak ada data pendukung, tetapi pengaruh mutu bahan mentah (calon mahasiswa) terhadap mutu lulusan sangat besar.

Prosedur seleksi masuk ke perguruan tinggi harus didokumentasikan dengan baik dan di reviewsecara teratur. Hal-hal yang perlu didokumentasikan mencakup pedoman seleksi, surat lamaran asli (termasuk lampirannya), hasil wawancara, daftar nama.

8. Rancangan Kurikulum

Rancangan kurikulum mencakup maksud dan tujuan setiap program studi dan spesifikasinya secara rinci, harus didokumentasikan. Studi prosedur pembukaan/program penetapan harus ada dan didokumentasikan. Spesifikasi meliputi silabus dan satuan acara perkuliahan/praktikum harus disahkan oleh pejabat tertentu.

Adanya masukan dari mahasiswa, alumni dan ‘’client’’ bagi rancangan kurikulum merupakan bagian sistem mutu yang perlu didokumentasikan dengan baik. Tinjauan secara periodik dalam rangka meningkatkan relevansi dengan dunia kerja perlu diatur secara berkala.

9. Pelaksanaan Kurikulum

Pelaksanaan kurikulum juga merupakan tahapan penting dalam proses pendidikan. Metode pengajaran harus dimantapkan dan dijelaskan dalam prosedur-prosedur yang harus diikuti dalam pelaksanaan setiap aspek program studi. Berbagai catatan dalam kaitan ini perlu dipelihara dan didokumentasikan dengan baik, antara lain, jadwal kuliah/praktikum, ‘’course submissions’’, kerangka kerja, catatan kerja, catatan penilaian, rencana kerja dan catatan-catatan prestasi kerja. Demikian pula catatan-catatan kegagalan dan kinerja di bawah standard dan tindakan koreksi yang diambil harus didokumentasikan.

Sistem yang dikembangkan untuk membantu memecahkan masalah-masalah pembelajaran juga perlu didokumentasikan. Rincian penilaian formatif dan sumatif serta kriteria untuk kelulusan dan ‘’grading’’ mahasiswa merupakan unsur yang penting dalam pelaksanaan kurikulum.

10. Manajemen Pembelajaran

Proses yang dilaksanakan dalam rangka pengelolaan program dan kurikulum perlu dispesifikasi, termasuk pengaturan untuk kerja tim. Peranan dalam tim, wewenang dan tanggung jawab perlu dijelaskan dengan baik. Paparan audit dari pihak luar merupakan bukti yang baik bila tersedia untuk memberikan gambaran, mutu manajemen pembelajaran.

11. Penyusunan, Pelatihan dan Pengembangan Staf

Staf perguruan tinggi harus sesuai dengan tugasnya. Perlu dibuat prosedur seleksi dan rekruitmen staf, pengukuran prestasi kerja, peningkatan inovasi dan kebijakan pengembangan karir.

Pengembangan staf memerlukan perencanaan dan proses analisis kebutuhan serta sistem monitoring dan evaluasi efektivitas program pelatihan baik jangka pendek maupun jangka panjang. Perlu dilakukan standarisasi bagi kualifikasi staf untuk melaksanakan setiap program studi.

12. Monitoring dan Evaluasi

Siklus umpan balik sangat vital peranannya untuk menilai dan menjamin mutu pendidikan. Sistem mutu dalam kaitan ini mendokumentasikan mekanisme evaluasi yang digunakan instansi untuk memonitor hasil yang dicapai individu-individu dan keberhasilan program yang dilaksanakannya.

Keikutsertaan mahasiswa dalam penilaian kemajuannya sendiri dan pengalaman mereka mengikuti program merupakan unsur penting dalam proses penilaian. Metode yang digunakan dapat terdiri dari analisis dari catatan pencapaian hasil, review meeting, penyebaran kuesioner dan internal audit.

13. Pengaturan Administrasi

Perguruan tinggi perlu mendokumentasikan prosedur-prosedur administrasi yang penting meliputi daftar mahasiswa, catatan-catatan mahasiswa, jadwal, prosedur kesehatan dan keamanan, ‘’examination entries and result’’ dan sistem keuangan.

Proses pengendalian dokumen penting, namun perlu melakukan spesifikasi terhadap dokumen-dokumen kunci agar tidak terlalu menitik beratkan kepada catatan. Dokumen kunci meliputi silabus terbaru, dokumen persetujuan dan pengesahan, catatan kemahasiswaan, catatan penilaian dan hasil ujian, catatan notulen rapat penting dan sebagainya.

14. Review Manajemen Institusi

Perguruan tinggi harus mempunyai suatu cara untuk mengevaluasi keseluruhan kinerja (total performance). Kegiatan ini dapat dilakukan oleh pemeriksa dari luar. Namun demikian, bisa saja diputuskan bahwa perguruan tinggi melakukan audit sendiri dengan melibatkan pihak luar.

Sistem Mutu ISO-9000

ISO, singkatan dari International Organization for Standardization atau Organisasi Standarisasi International yang merupakan organisasi non pemerintah dan anggotanya terdiri dari badan-badan standarisasi nasional beberapa negara. Sistem mutu ISO-9000 adalah suatu bakuan mutu proses yang berlaku secara internasional. Bakuan mutu ini awalnya dibuat khusus untuk dunia industri, dimana untuk menghasilkan produk yang diharapkan harus dijamin oleh proses yang baku.

Dokumen Sistem Manajemen Mutu yang disusun harus mencakup:

1. Kebijakan mutu dan sasaran mutu.

Manual mutu, yang terdiri dari struktur organisasi lembaga, struktur organisasi mutu, uraian wewenang dan tanggung jawab fungsi mutu, garis besar sistem manajemen mutu yang diterapkan oleh institusi, serta prosedur-prosedur yang disyaratkan.

2. Semua dokumen yang dibutuhkan organisasi untuk memastikan keefektifan pengoperasian dan pengendalian proses. Bisa berbentuk strategi organisasi, prosedur kerja, peraturan/tata tertib.

3. Catatan mutu yang disyaratkan, berisi daftar dokumen yang perlu disimpan, berapa lama penyimpanan serta disimpan oleh siapa.

Sistem Manajemen Mutu ISO 9000, menggunakan 8 klausul/prinsip utama, sebagai berikut:

Berfokus pada pelanggan,
Kepemimpinan,
Peran serta setiap orang di dalam organisasi,
Pendekatan proses, 5. Pendekatan sistem,
Peningkatan terus menerus,
Pengambilan keputusan harus dengan pendekatan fakta,
Hubungan baik dengan pemasok.