Pentingnya Sistem Informasi Manajemen Perguruan Tinggi Berbasis ICT

***catatan eklusive

Teknologi komunikasi berkembang sejalan dengan kebutuhan manusia akan berkomunikasi. Manusia memiliki kebutuhan akan interaksi sosial dalam kehidupan berbudayanya dengan beragam wujud dan bentuk komunikasi, sehingga teknologi informasi berperan dalam mewujudkan komunikasi dan interaksi sosial yang berlangsung tanpa ada batasan ruang untuk memenuhi kepentingan dan kebutuhan individu maupun kelompok.Tidak dapat dipungkiri bahwa perkembangan teknologi informasi sangat mempengaruhi teknologi komunikasi. Teknologi informasi dan komunikasi seakan-akan tidak dapat dipisahkan, sehingga lahirlah istilah TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi). Perpaduan keduanya semakin berkembang cepat dengan adanya media Internet. Kehadiran teknologi komputer dengan kekuatan prosesnya telah memungkinkan pengembangan sistem informasi ke berbagai bidang.

Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi kekinian menawarkan banyak kemudahan pada berbagai aspek kehidupan, mulai dari kebutuhan pribadi sampai kegiatan bisnis. Bahkan lebih jauh lagi, akhir-akhir ini teknologi informasi telah menjadi salah satu faktor yang sangat berpengaruh pada keberhasilan suatu lembaga pendidikan khususnya Perguruan Tinggi.

Pemanfaatan TIK menjadi vital dan sangat menentukan kemajuan organisasi sebuah lembaga pendidikan dalam menghadapi persaingan global. Lembaga pendidikan tinggi yang baik tentunya harus memiliki sistem informasi manajemen pendidikan yang cukup, bahkan baik, guna memberikan pelayanan prima kepada seluruh civitas akademika (mahasiswa, tenaga pengajar, pengelolah maupun pemangku kepentingan lainnya di luar lembaga Perguruan Tinggi itu sendiri.

Pengertian Teknologi Informasi dan Komunikasi di Dunia Pendidikan

Teknologi informasi dan komunikasi mencakup dua aspek, yaitu teknologi informasi dan teknologi komunikasi. Teknologi informasi, mencakup segala hal yang berkaitan dengan proses, penggunaan sebagai alat bantu, manipulasi, dan pengelolaan informasi. Sedangkan, teknologi komunikasi mencakup segala hal yang berkaitan dengan penggunaan alat bantu untuk memproses dan mentransfer data dari perangkat yang satu ke lainnya. Maka, teknologi informasi dan teknologi komunikasi adalah suatu kesatuan yang tidak terpisahkan yang mengandung pengertian luas tentang segala kegiatan yang terkait dengan pemrosesan, manipulasi, pengelolaan dan transfer/pemindahan informasi antar media.

Arti TIK bagi dunia pendidikan itu sendiri berarti tersedianya saluran atau sarana yang dapat dipakai untuk menyiarkan informasi dan mempublikasikan program pendidikan.

Sebelum membaca catatan ini lebih lanjut, sekedar memberikan pencerahan perihal SIM Pendidikan tinggi, sejenak kita simak video berikut .

Video : Sistem Informasi Akademik by SEVIMA

Video berikut : Demo Sikadu - Sistem Informasi Akademik Terpadu

Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang semakin pesat, kebutuhan akan suatu konsep dan mekanisme manajemen tata kelolah pendidikan tinggi dan proses belajar mengajar (pendidikan) berbasis TI menjadi tidak terelakkan lagi. Pemanfaatan TIK dalam manajemen tata kelolah perguruan tinggi dengan menggunakan sistem informasi manajemen pendidikan terintegrasi akan membawa pengaruh terjadinya proses transformasi pendidikan konvensional ke dalam bentuk digital, baik secara isi (contents) dan sistemnya.

Dengan memiliki sistem informasi terintegrasi, perguruan tinggi akan lebih mudah melakukan pengolahan data mahasiswa. Di sisi lain, mahasiswa juga akan merasakan kemudahan untuk melakukan pendaftaran, pembayaran, maupun melihat laporan akademiknya. Fasilitas yang berkualitas tentunya menjadi nilai tambah bagi perguruan tinggi. Perkembangan kualitas perguruan tinggi harus sejalan penggunaan teknologi informasi. Karena itu mari kita tingkatkan kualitas pendidikan di Indonesia dengan meningkatkan kualitas teknologi informasi.

Manajemen kampus

Banyaknya data dan informasi akademik yang perlu dikelola oleh perguruan tinggi, sudah semestinya setiap perguruan tinggi perlu memiliki sistem manajemen pengelolaan data dan informasi yang baik. Perguruan tinggi harus dapat mengelola dan menciptakan sistem yang sesuai dengan kebutuhan namun di sisi lain juga dapat memajukan dan mengembangkan kampus.

Beberapa sistem yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan kampus meliputi sistem informasi umum, sistem informasi akademik, sistem pengaturan keuangan, sistem perpustakaan, dan sistem pengelolaan aset. Sistem informasi umum merupakan sistem yang dapat diakses oleh publik. Biasanya sistem ini meliputi informasi umum mengenai kampus yaitu visi misi, fasilitas kampus, program studi dan kegiatan kampus. Informasi ini dapat menarik minat calon mahasiswa untuk masuk ke universitas impian.

Sistem informasi akademik merupakan sistem yang dapat diakses oleh mahasiswa, dosen dan tata usaha. Sistem untuk mahasiswa meliputi informasi jadwal kuliah, jadwal bimbingan, nilai (baik IP maupun IPK). Biasanya sistem ini dilengkapi dengan password yang dibuat di awal masa perkuliahan. Hal ini bertujuan supaya mahasiswa dapat memantau perkembangan nilai dengan mudah. Untuk dosen, sistem ini memberi informasi mengenai jadwal mengajar, jadwal bimbingan skripsi, nilai mahasiswa, dan dapat memberikan modul kuliah bagi mahasiswa. Tata usaha memanfaatkan sistem ini untuk menyimpan data mahasiswa, daftar hadir saat perkuliahan bagi mahasiswa maupun dosen, serta keperluan cetak kartu ujian, lembar KRS, maupun surat-surat pengantar yang dibutuhkan mahasiswa untuh magang maupun skripsi.

Sistem pengaturan keuangan dibutuhkan untuk mengelola pembayaran SPP mahasiswa, baik SPP tetap maupun SPP variabel. Uang gedung biasanya dikelola langsung oleh kampus dengan cara pembayaran langsung ke Tata Usaha Universitas. Kampus yang sudah menjalin kerjasama dengan bank dapat mempermudah jalannya proses pembayaran SPP. Dengan menerapkan sistem pengaturan keuangan yang baik, mahasiswa dapat melakukan pembayaran di bank yang menjadi mitra. Karenanya, mahasiswa tidak perlu datang langsung ke kampus untuk melakukan pembayaran. Dengan jaringan yang luas, kampus dapat mengantisipasi antrian pembayaran yang melonjak seiring dengan tenggat waktu pembayaran.

Setiap kampus biasanya memiliki perpustakaan sendiri untuk mempermudah mahasiswa dalam menemukan diktat yang dipakai dalam perkuliahan. Buku-buku ini tentunya membutuhkan perawatan dan penomoran supaya tidak hilang dan terawat dengan baik. Karena itu sistem pengelolaan perpustakaan juga sangat dibutuhkan. Sistem ini akan mengolah data yang sudah diinput ke dalamnya dengan rapi. Dengan begitu, mahasiswa yang membutuhkan buku dapat mencari melalui sistem dan mencari nomor yang sesuai dengan buku yang dimaksud di rak penyimpanan. Semua data peminjam juga akan dimasukkan sistem supaya dapat mempertanggungjawabkan penggunaan buku.

Semua peralatan dan perlengkapan yang ada dalam kampus merupakan aset yang harus dijaga dan dirawat. Dengan sistem pengelolaan aset, kampus akan melakukan pendataan setiap aset yang ada dalam kampus agar dapat memantau keadaan dan proses pemeliharaan aset tersebut.

Itulah beberapa hal dasar yang perlu diperhatikan dalam manajemen kampus. Dengan jumlah data yang sangat banyak tentunya akan lebih baik jika kampus menggunakan manajemen sistem yang baik dalam mengelola data kampus. Selain untuk mencegah hilangnya data, sirkulasi data kampus akan lebih efektif dan efisien.

MANAJEMEN SISTEM INFORMASI PENDIDIKAN TINGGI

Mengelola perguruan tinggi memang bukan perkara mudah. Perguruan tinggi memiliki banyak bidang dan divisi yang memerlukan penanganan maksimal. Sebagai contoh, dalam Perguruan Tinggi A terdapat 5 Fakultas yaitu Fakultas Komunikasi, Fakultas Hukum, Fakultas Ekonomi, Fakultas Teknik, dan Fakultas Arsitektur. Tiap fakultas memiliki minimal 2 jurusan dengan jumlah mahasiswa mencapai 200 orang tiap angkatan, memiliki tata usaha, perpustakaan dan juga sistem bimbingan maupun KRS yang berbeda.

Sistem informasi adalah teknologi yang digunakan untuk mendukung operasi dan manajemen data. Dengan sistem informasi, pengolahan data dan pelayanan akademik di kampus menjadi semakin efektif dan efisien. Beberapa contoh sistem informasi yang dapat diaplikasikan di perguruan tinggi: sistem informasi akademik, kepegawaian, penjaminan mutu, aset, alumni, dan keuangan.

Demi memberikan pelayanan prima bagi seluruh civitas akademiknya maka sistem informasi terintegrasi kini mulai menjadi kebutuhan yang penting bagi universitas. Mengingat proses manajemen kampus yang tidak sederhana. Ada banyak lingkup yang harus dikelola oleh perguruan tinggi. Mulai sistem pendaftaran, perencanaan studi, aset, perpustakaan, hingga keuangan. Belum lagi sistem pendukung lainnya pada lingkup kemahasiswaan seperti sistem pengumpulan PKM, beasiswa, Yudisium, PMW, dan lainnya.

Setiap sistem memiliki fungsi sendiri-sendiri terutama dalam penanganan data. Seperti sistem informasi akademik yang menangani data perkuliahan mahasiswa. Sistem kepegawaian yang mengurusi setiap data yang berhubungan dengan SDM yang ada di universitas. Selain itu ada pula sistem penjaminan mutu yang berfungsi mendata dokementasi untuk pelaporan ke ban-pt.

Namun dalam pelaksanaanya, sistem informasi di perguruan tinggi dikembangkan secara parsial oleh unit-unit di dalam perguruan tinggi. Pengembangan sistem dilakukan secara mandiri berdasar pada pemenuhan kebutuhan di unit tersebut. Hal ini menyebabkan perbedaan pada format database di satu unit dengan unit yang lain, bahkan dengan unit pusat di perguruan tinggi. Berikut beberapa permasalah yang akan muncul.

Sayangnya, kenyataan dilapangan acap kali ditemukan sistem informasi yang masih berdiri sendiri-sendiri. Manajemen kampus pun harus beberapa kali memasukan data yang sama ke beberapa sistem informasi yang berbeda. Misalnya saja saat proses pengumpulan PKM, pengajuan beasiswa, atau pendaftaran yudisium, mahasiswa masih diminta untuk memasukkan data identitasnya kembali saat melakukan pendaftaran pada aplikasi yang berbeda. Padahal, pihak kampus sendiri sebenarnya telah memiliki data seluruh mahasiswa, dan tinggal digunakan. Hal ini terjadi karena antara sistem satu dengan yang lainnya tidak saling terintegrasi.

Untuk itu, apabila perguruan tinggi ingin memberikan pelayanan terbaiknya guna meningkatkan kualitas pendidikan kedepan. Sekaranglah saatnya kampus memiliki sistem informasi yang terintegrasi. Sebagai pertimbangan, berikut alasan-alasan mengapa kampus harus memiliki sistem informasi yang terintegrasi.

1. Memudahkan sharing data antar aplikasi

Pada dasarnya integrasi merupakan usaha untuk menyatukan beberapa sistem yang berdiri sendiri-sendiri dalam suatu proses manajemen yang saling berkaitan. Dengan tujuan memudahkan masing-masing sistem dalam proses pengambilan data. Jadi, satu database dapat digunakan oleh banyak aplikasi.

Apabila kampus Anda sudah memiliki sistem yang terintegrasi, maka Anda hanya perlu sekali saja memasukan data pada database. Ketika sistem maupun aplikasi yang lainnya membutuhkan informasi yang sama, Anda tidak perlu memasukan data kembali karena telah mengacu pada database yang telah ada.

2. Alur administrasi menjadi lebih mudah

Apabila sistem infromasi di kampus Anda telah terintegrasi, maka data yang digunakan sebagai rujukan semua aplikasi otomatis sama. Selanjutnya tinggal melengkapi informasi tambahan yang dibutuhkan aplikasi tersebut. Lebih mudah dan cepat ‘kan? Sistem informasi kampus yang saling terintegrasi akan membuat kegiatan pengolahan, dan perputaran informasi menjadi semakin mudah.

3. Mencegah pengulangan data

Saat Anda memasukan data yang sama ke beberapa aplikasi yang berbeda. Sebenarnya saat itu telah terjadi pengulangan data (redundancy data). Beberapa kerugian yang ditimbulkan dari pengulangan data diantaranya adalah pemborosan ruang penyimpanan, dan inkonsistensi data. Dengan sistem yang terintegrasi, kerugian-kerugian yang ditimbulkan dari pengulangan data tentu dapat Anda hindari karena semua sistem mengacu pada database yang sama.

4. Mempermudah developer mengembangkan sistem

Kebutuhan akan kemudahan dalam pengelolaan kampus. Pasti mendorong pengembangan sistem baru yang sejenis, atau menggunakan sistem yang berbeda namun dengan menggunakan service dari sistem yang sudah ada untuk menggunakan data yang diperlukan. Dengan adanya integrasi pada seluruh sistem informasi di kampus Anda, tentu akan mempermudah developer dalam mengembangkan sistem informasi baru yang dibutuhkan kampus. Proses pengembangannya pun akan berjalan lebih cepat karena basis datanya telah tersedia.

5. Mempermudah maintenance data

Maintenanance data dilakukan secara berkala guna menyesuaikan dengan kebutuhan kampus, maupun memperbaiki data yang rusak karena bencana alam, maupun upaya perusakan yang disengaja dari pihak yang tidak bertanggungjawab. Dengan integrasi antar sistem akan mempermudah administrator kampus Anda melakukan maintenance data.

Dengan adanya integrasi pada seluruh sistem informasi di suatu kampus, ternyata dapat lebih memberikan kemudahan baik bagi pengelolanya, maupun pengguna sistem informasi tersebut. Sistem informasi kampus yang menerapkan integrasi contohnya eCampuz. eCampuz merupakan sistem informasi terintegrasi untuk mengelola kegiatan administrasi, dan akademik di perguruan tinggi. Merupakan versi cloud dari Gamatechno Campus Suite. Karena pemanfaatan teknologi cloud inilah eCampuz dapat menjadi salah satu pilihan untuk membantu Anda mengintegrasikan data di kampus Anda, bahkan tanpa biaya pembangunan infrastruktur yang mahal. (ulfia)

Permasalahan yang akan terjadi jika sistem informasi tidak saling terintegrasi

1. Terjadinya Pengulangan Data

Jika sistem informasi masih dikembangkan secara persial, sudah dapat dipastikan akan terjadi duplikasi data. Jadi saat Anda memasukan data yang sama ke beberapa aplikasi yang berbeda, sebenarnya saat itu telah terjadi pengulangan data. Beberapa kerugian yang ditimbulkan dari pengulangan data diantaranya adalah pemborosan ruang penyimpanan, dan inkonsistensi data. Dengan sistem yang terintegrasi, kerugian-kerugian yang ditimbulkan dari pengulangan data tentu dapat Anda hindari karena semua sistem mengacu pada database yang sama.

2. Sharing data antar aplikasi akan menjadi ribet

Jika sistem informasi mempunyai database yang terpisah berarti anda perlu memasukan data yang sama pada datebase yang berbeda, padahal jika kampus Anda sudah memiliki sistem yang terintegrasi, maka Anda hanya perlu sekali saja memasukan data pada database. Pada dasarnya integrasi merupakan usaha untuk menyatukan beberapa sistem yang berdiri sendiri-sendiri dalam suatu proses manajemen yang saling berkaitan. Dengan tujuan memudahkan masing-masing sistem dalam proses pengambilan data. Jadi, satu database dapat digunakan oleh banyak aplikasi.

3. Alur adminitrasi akan menjadi rumit

Apabila sistem infromasi di kampus Anda belum saling terintegrasi, maka data yang digunakan sebagai rujukan pun juga tidak sama alias tidak satu database. Maka kegiatan pengolahan, dan perputaran informasi akan lambat karean belum terintegrasi.

4. Menyulitkan Maintenance data

Kegiatan Maintenanance data adalah salah satu yang dilakukan secara berkala guna menyesuaikan dengan kebutuhan kampus, maupun memperbaiki data. Namun jika data anda belum saling terintegrasi antar sistem maka akan mempersulit administrator kampus Anda melakukan maintenance data. Bukan hanya maintenace data, pengembangan sistem pun akan menjadi sulit karena basis datanya terpisah-pisah.

Sstem informasi manajemen pendidikan terintegrasi merupakan salah satu solusi dalam memberikan pelayanan prima bagi seluruh civitas akademiknya maka sistem informasi terintegrasi kini mulai menjadi kebutuhan yang penting bagi universitas. Dengan adanya integrasi pada seluruh sistem informasi di suatu kampus, dapat lebih memberikan kemudahan baik bagi pengelolanya, civitas akademika, maupun pengguna sistem informasi lainnya.

Simak Video berikut : Manajemen Perguruan Tinggi

SEMOGA BERMANFAAT !!! SALAM PENDIDIKAN TINGGI INDONESIA

Referensi :

https://blog.gamatechno.com/5-alasan-mengapa-kampus-harus-memiliki-sistem-informasi-yang-terintegrasi-2/

http://sevima.com/pentingnya-sistem-informasi-akademik-yang-terintegrasi/

https://www.youtube.com